Algemeen:
De Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) is ontwikkeld ter bescherming van personen en gegevens van deze personen. De wet geeft regels voor het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens. Er gelden strikte voorwaarden om gegevens te mogen raadplegen en te verstrekken.
De AVG ofwel Algemene Verordening Persoonsgegevens, de nieuwe wet betreffende de bescherming persoonsgegevens, die in mei 2018 in werking treed is reeds verwerkt in dit document.
Meer informatie hierover is te vinden via de website van de overheid; www.rijksoverheid.nl
Dit privacyreglement is opgesteld op 17 december 2019 maar zal altijd in ontwikkeling blijven.
Doel:
Informatiebeveiliging en privacy heeft de volgende doelen:
- Het waarborgen van de continuïteit van de dansvereniging en de bedrijfsvoering.
- Het garanderen van de privacy van alle betrokkenen waarvan Carmencita persoonsgegevens verwerkt, waaronder leden, evt. hun ouders/verzorgers en docenten
- Beveiligings- en privacy-incidenten voorkomen en de eventuele gevolgen hiervan beperken.
Het privacyreglement is erop gericht om de kwaliteit van de verwerking van informatie en de beveiliging van persoonsgegevens te optimaliseren waarbij er een juiste balans moet zijn tussen privacy, functionaliteit en veiligheid. Het uitgangspunt is dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene (o.a. leden, evt. hun ouders/verzorgers en docenten) wordt gerespecteerd en Carmencita voldoet aan relevante wet- en regelgeving.
Verwerking van persoonsgegevens:
Persoonsgegevens worden slechts verwerkt wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de lid, evt ouders/verzorger en docent partij is, of voor handelingen die op verzoek van de betrokkene worden verricht.
Welke gegevens worden vastgelegd?
De dansvereniging legt alleen die gegevens vast die nodig zijn voor de administratieve dienstverlening. Ieder lid heeft een eigen dossier.
Deze papieren dossiers zijn op aanvraag en onder toezicht in te zien, opgebouwd uit de volgende onderdelen:
Inschrijfformulier
Nieuwe documenten worden door de bestuursleden toegevoegd aan het dossier.
Het inzien van persoonsgegevens:
De vereniging neemt de nodige maatregelen om te zorgen dat de bestuursleden zorgvuldig met gegevens van de leden omgaan, d.m.v. het opbergen van de dossiers in een daarvoor bestemde kast.
Het lid, of eventueel de ouder/verzorger en docent heeft het recht de gegevens die zijn vastgelegd over hem/haar, zijn/haar kind in te zien.
Inzage betekent dat men in principe alle gegevens kan lezen die door de vereniging zijn vastgelegd. Inzien kan alleen met toestemming en onder toezicht van iemand van het bestuur.
Corrigeren of vernietigen van gegevens:
Het kan zijn dat het lid, of eventueel de ouder/verzorger en docent vindt dat de gegevens niet juist zijn weergegeven. Men kan in dat geval vragen de gegevens te corrigeren of te vernietigen.
Het verzoek richt men elektronisch aan de ledenadministratie van Carmencita via carmencita_sprundel@hotmail.com.
Een verzoek tot vernietiging van gegevens kan worden afgewezen als bewaring van gegevens bij wet verplicht is of als de gegevens nog nodig zijn voor een financiële afhandeling.
Ook kan een wettelijk voorschrift verhinderen dat gegevens vernietigd worden. Gegevens worden vernietigd als vertrouwelijk materiaal.
Wanneer een lid schriftelijk aangegeven heeft te stoppen met dansen worden de gegevens vernietigd.
Telefonisch of mondeling gegevens verstrekken:
Er wordt geen vertrouwelijke informatie verstrekt aan derden.
Vragen over persoonsgegevens:
Wanneer er vragen zijn over het vastleggen van persoonsgegevens dan kunnen deze worden gesteld aan en zullen worden beantwoord door de ledenadministratie van Carmencita bereikbaar via carmencita_sprundel@hotmail.com.